Jak zachęcić pracowników do powrotu do biura

Powrót pracowników z pracy zdalnej to niemałe wyzwanie organizacyjne. Po tak długim czasie spędzonym w domu lub w trybie hybrydowym wiele osób przywykło do takiej formy pracy i nie do końca chce wracać do tej, stacjonarnej. Ilość nowych zasad i procedur, z którymi będą musieli zmierzyć się pracownicy w nowej rzeczywistości biurowej, niekoniecznie zachęca do powrotu z wygodnego home office. Dlatego to pracodawcy muszą podjąć wyzwanie, jakim jest zachęcenie pracowników do pracy w biurze.

Powrót do modelu stacjonarnego wymaga od pracowników zmiany nawyków. Muszą np. dopasować rozkład dnia, rezerwując czas na dojazdy czy zapewnić opiekę dzieciom. To czynności, które przed pandemią należały do codzienności i były czymś normalnym, wpisującym się w rutynę. Obecnie jednak mogą wzbudzać niepewność i wymagać dodatkowego przystosowania. Przez kilkanaście miesięcy pracy z domu każdy zdążył wypracować zupełnie nowe przyzwyczajenia, nawyki i sposoby funkcjonowania w sferze zawodowej oraz komunikacji biznesowej. Wiele osób w tym od chwili rozpoczęcia pracy w domu ani razu nie widziało się ze swoim zespołem. W tym okresie pojawili się także nowi pracownicy, którzy dołączając do firmy w czasie pandemii nigdy nie odwiedzili biura, a współpracowników poznali wyłącznie w trakcie spotkań online.

Jak zachęcić do powrotu do biura?

Co powinni zrobić pracodawcy, aby wizja powrotu do biura stała się dla pracowników czymś bezpiecznym, przyjaznym i atrakcyjnym? Przede wszystkim zapewnić możliwość stopniowego przejścia z trybu pracy zdalnej na stacjonarną. Chodzi tu nie tylko o to by moment powrotu do biura był indywidualnie dopasowany do sytuacji każdego pracownika, ale  także by zmieniła się dotychczasowa przestrzeń biurowa. Miejsce pracy powinno pozwolić na płynne i łagodne przejście z domowego zacisza do biura. Dlatego dyrektorzy firm we współpracy z zarządcami biurowymi muszą na nowo zaaranżować przestrzeń pracy, w sposób bardziej przyjazny, pozwalający na większą integrację i z myślą o dobrym samopoczuciu pracowników.

Zmiany infrastruktury biurowej 

Wspomniane płynne przejście z domu do biura można zapewnić przez nowa organizację infrastruktury biurowej. Chodzi tu o ocieplenie miejsca pracy, wprowadzenie bardziej kameralnej, domowej, może nawet przytulnej atmosfery. Jednym ze sposobów na to może być dodanie do jego wystroju roślinności, która harmonizuje miejsce pracy. Domowy klimat biura może też wprowadzić przez zmianę umeblowania. Stworzenie więcej wspólnych części gdzie pracownicy po odejściu od biurka będą mogli wygodnie usiąść i swobodnie porozmawiać w trakcie przerwy na kawę. Wizerunek biura mogą też zmienić grafiki, obrazy lub zdjęcia. Warto urozmaicić wizualnie wygląd miejsca pracy, tak by nie był on monotonny i chłodny. 

Nowa organizacja pracy i integracji 

Zachętą do powrotu z home office’u mogą być też nowe rozwiązania wdrożone w organizacji pracy i wpływające na zwiększenie integracji zespołu. Zrealizować je można np. przez organizowanie wspólnych posiłków, czy częstszych spotkań integracyjnych po pracy. To pozwoli odnaleźć się w zespole przede wszystkim pracownikom, którzy dołączyli już w trakcie pandemii. Również osoby z większym stażem w firmie skorzystają, na ponownej integracji z kolegami z zespołu. Pracodawcy powinni także rozważyć zaoferowanie różnego rodzaju benefitów czy pakietów zniżek, które ułatwią pracownikom powrót do stacjonarnego trybu. To mogą być programy rabatowe w prywatnych przedszkolach, dla rodziców, którzy wracając do biura, będą myśleć nad opieką dla swoich dzieci. W obliczu pandemii, długiej izolacji społecznej i trudności z powrotem do społecznych kontaktów, dobrym rozwiązaniem jest też zapewnienie opieki psychologicznej.

Dobra komunikacja to podstawa

Należy odpowiednio wcześniej poinformować pracowników o planowanym powrocie do modelu pracy stacjonarnej. To pozwoli im oswoić się z wizją zmiany dotychczasowego trybu życia i przygotować się mentalnie na powrót do biura.  

Komunikat informujący o powrocie do biura powinien być jasny i szczegółowy, tak aby pracownicy nie mieli wątpliwości co do tego, kiedy proces powrotu do biura się rozpocznie oraz jak dokładnie będzie to wyglądało. Należy precyzyjnie opisać nowe procedury, które będą od danej chwili obowiązywały w miejscu pracy. To bardzo ważne by pracownicy byli dobrze poinformowani, ponieważ im mniej niewiadomych, tym większe poczucie bezpieczeństwa, pewności i spokoju psychicznego w związku ze zmianą formy pracy.

Pracownicy oczekują nowej normalności, poczucia bezpieczeństwa, ale też chcą by firma dostosowała się do ich nowych potrzeb spowodowanych przez długą pracę w domu.  Spokój i pewność w kwestii warunków pracy pracowników pozytywnie wpływa na ich efektywność i zaangażowanie w obowiązki. Powrót do biura to dobry moment, aby umocnić poczucie wzajemnego zaufania w firmie i szukać rozwiązań, które zadowolą wszystkich. Najważniejsze, aby pracownicy czuli, że mają wybór i że ich potrzeby są dostrzegane.