Przygotowanie przestrzeni biurowych na czas pandemii

Pandemia koronawirusa zamknęła wiele przestrzeni biurowych, a w większości wyhamowała intensywność procesów do niezbędnego minimum. Ta epidemia oraz związane z nią decyzje władz zaskoczyły wielu zarządców i właścicieli nieruchomości. Z dnia na dzień wszystko stanęło. Przy wszystkich niekorzystnych wpływach pandemii, jedno jej następstwo można uznać za zdecydowanie pozytywne: z dużym prawdopodobieństwem można założyć, że sytuacja z pierwszej połowy 2020 r. podziała jak szczepionka i przygotuje zarządców nieruchomości na przyszłe kataklizmy.


Szczepionka jest jedynym skutecznym antidotum na choroby wirusowe. Szczepionka działa w ten sposób, że aktywuje system odpornościowy organizmu: niegroźny, osłabiony lub martwy wirus (lub pobrany z niego materiał) wywołuje silną reakcję immunologiczną. Organizm – ćwicząc na prowokatorze – uczy się zwalczać prawdziwe zagrożenie. Nagły kryzys, wysyp zakazów, konieczność dezynfekcji rąk i noszenia maseczek, przymus natychmiastowego przejścia rzeszy ludzi na pracę zdalną – wszystko to ma szanse zadziałać jak szczepionka pobudzająca aktywność oraz siły żywotne kadry managerskiej.


To, czego nauczyliśmy się w czasie pandemii koronawirusa może uratować wiele biznesów przy następnej epidemii. Pandemia przetestowała jakość systemów budynkowych, poziom utrzymania czystości oraz faktyczne umiejętności kadry zarządzającej i zespołów facility management.

Wirusem po (brudnych) łapkach

Na pierwszy ogień poszła higiena i związane z nią biurowe obyczaje. Priorytetem stały się dystrybutory z mydłem, baterie wzbudzane czujnikami ruchu czy łokciem i oczywiście dostępność płynów do dezynfekcji. Nie mniej palącą kwestią okazało się zapewnienie odpowiedniej ilości papieru do wycierania rąk, bo powszechnie stosowane suszarki zyskały miano rozsadników wirusów. Pandemia potwierdziła skuteczność lub obnażyła bezlitośnie niedostatki higieniczne w biurowcach. I nie chodzi tu tylko o liczbę łazienek, lecz zapewnienie do nich odpowiedniego dostępu, właściwe wyposażenie oraz zaopatrzenie, a także umiejętność zadbania o potrzeby osób, które nie są pracownikami, lecz gośćmi biura. 

Koronawirus przetestował też poziom zatłoczenia przestrzeni biurowych. Zalecenie zachowania bezpiecznych odstępów w wielu przypadkach oznaczało konieczność szybkiego przestawienia większości pracowników na pracę zdalną. 

Od nowa trzeba było przemyśleć kwestię wentylacji i klimatyzacji, czyli obiegu i wymiany powietrza w przestrzeniach biurowych. Choć nie potwierdziła się obawa, że wirus może wędrować kanałami wentylacyjnymi, wzmogła się troska o jakość powietrza: oddychanie czystym powietrzem zabezpiecza przed zakażeniem, ale też wspomaga siły żywotne organizmu, a więc także jego szanse na zwalczenie wirusa.

Praca w biurze i praca zdalna

Wszyscy są zgodni, że pandemia wiele zmieni w sektorze powierzchni biurowych pod wynajem. W tej chwili trudno powiedzieć, jak głębokie będą zmiany. Wiele będzie zależało od tego, jak długo potrwa pandemia i jak tragiczne zbierze żniwo. Jeżeli fala zachorowań szybko opadnie i będzie można wrócić do normalnego funkcjonowania, nie dojdzie do trwałych zmian.

Jeżeli jednak na przestrzeni roku czy dwóch na horyzoncie pojawi się groźba kolejnej pandemii, może okazać się, że istotną rolę w tworzeniu biur w przyszłości będzie odgrywała praca zdalna. Pandemia koronawirusa to test – co prawda wymuszony, ale bardzo miarodajny, bo przeprowadzony na wielkiej próbie „respondentów” – modelu home office

BSM i FM dobre na pandemię

Zarządzanie biurowcami w sytuacji kryzysu wywołanego pandemią okazało się tym prostsze, im lepiej zadziałały systemy BMS. Daleko posunięta automatyzacja systemów budynkowych i możliwość zdalnego zarządzania ich pracą, umożliwiła sprawne dostosowanie do sytuacji, w której obsady biur oscylują na poziomie 15-20 proc. stanu osobowego.

Wielu właścicieli i zarządców nieruchomości biurowych doceniło w trakcie trwania pandemii, jak dobrą inwestycją było powierzenie zarządzania systemami budynkowymi profesjonalnej firmie FM. Dobrze zarządzane biurowce nie miały problemów z szybkim i elastycznym dostosowaniem się do gwałtownie obniżonego zapotrzebowania na energię elektryczną oraz media. Dlatego też zadbane systemy budynkowe będzie można równie sprawnie przestawić na pełną moc, gdy pandemia stanie się przeszłością, a biura wypełnią się pracownikami.