Sprawne zarządzanie budynkiem realną korzyścią dla najemców

Czy obiekt biurowy może generować oszczędności? Jak dbać o niego aby służył jak najdłużej najemcom? Jak ważna jest współpraca pomiędzy Property Managerem i Facility Managerem?  O tym wszystkim opowie Marta Jełowicka- Gabor Property Manager w TDJ Estate oraz Paweł Zięba, Facility Manager w firmie FM Solutions pracujący na co dzień w biurowcu .KTW I.



Co jest kluczowe w pracy Facility Managera i Property Managera i jak to się przekłada na funkcjonowanie obiektu biurowego?

Paweł Zięba, Facility Manager: Na pewno jest to kompleksowa znajomość instalacji technicznych budynku, która wpływa na jego sprawne działanie oraz szybką identyfikację problemów bądź nieprawidłowej pracy poszczególnych systemów. Kolejnymi istotnymi czynnikami są  czas reakcji oraz skuteczność działań. Pozwalają one na obniżenie kosztów operacyjnych budynku oraz podniesienie komfortu pracy najemców. Znajomość oraz zrozumienie zasady działania instalacji ekologicznych takich jak freecooling i preheating oraz instalacji adiabatycznych wykorzystywanych do chłodzenia, nawilżania powietrza ma kluczowe znaczenie przy pełnym wykorzystaniu ich potencjału. Przekłada się to bezpośrednio na optymalizację zużycia energii oraz ciepła, a co za tym idzie zmniejszenie emisji CO2 generowanej przez budynek. Przynosi tym samym wymierne korzyści finansowe a także wizerunkowe dla danego obiektu, szczególnie w dobie przemian energetycznych zachodzących w Europie.

Marta Jełowicka – Gabor,  Property Manager:  Z perspektywy Property Managera i w nawiązaniu do tego co mówi Paweł niezbędny jest stały kontakt z najemcami i jasna komunikacja tego, co dzieje się w danym czasie w obrębie budynku, który użytkują. Wszystkie kwestie o których wspomina Paweł dla laika brzmią obco. Naszym zadaniem jest takie przekazywanie tych informacji, żeby każdy miał poczucie pełnego zrozumienia  i stałej kontroli nad bezpieczeństwem i komfortem swojej pracy. Nie do przecenienia jest tutaj oczywiście aspekt finansowy – optymalizacja pracy instalacji budynkowych to rzeczywiste oszczędności w opłatach ponoszonych przez najemców.


Jednym z zadań zarówno Facility Managera jak i Property Managera jest utrzymanie instalacji budynkowych w jak najlepszej kondycji. Dlaczego tak ważne jest terminowe wykonywanie przeglądów sprzętu i instalacji?

M. J-G : Dla nas jako inwestora zawsze najważniejsze będzie zdrowie, bezpieczeństwo i komfort użytkowników. Dbanie o terminowość wykonywania przeglądów wszystkich systemów i instalacji jest niezwykle istotne ze względu na samopoczucie osób przebywających w budynku tzw. well-being. Kluczowe jest tutaj utrzymywanie w najlepszym możliwym stanie instalacji odpowiedzialnych za powietrze, którym oddychamy, temperaturę, w której pracujemy czy jakość wody.  Oczywistym jest, że zgodne z PPM (Planted Preventive Maintanance) przeprowadzanie wszelkich serwisów i przeglądów instalacji wpływa na ich bezawaryjne funkcjonowanie, ekonomiczne podejście do zużywanych zasobów a co za tym idzie realne oszczędności. Dlatego tak ważna jest dobra koordynacja pomiędzy zarządcą budynku, właścicielem a Facility Managerem. Rozplanowanie kalendarza przeglądów, skrupulatne dotrzymywanie terminów jest w tym przypadku kluczowe.

P.Z. :   Z punktu widzenia Facility Managera terminowe wykonywanie przeglądów sprzętu ma bezpośredni wpływ na ekonomiczną i bezawaryjną pracę, co przekłada się na brak przestojów w funkcjonowaniu budynku. To z kolei ma bezpośrednie przełożenie  na komfort pracy najemców oraz ograniczenie strat związanych z zamknięciem biura. Regularne przeglądy mają również wpływ na przedłużenie żywotności urządzeń, a co za tym idzie na oszczędności. Prawidłowo utrzymywana infrastruktura techniczna ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo oraz zdrowie ludzi pracujących na budynku - instalacje wentylacji, wodno-kanalizacyjne oraz SSP mają tu fundamentalne znaczenie.

 

Jak często powinniśmy wykonywać przeglądy instalacji?

P.Z. : Tak naprawdę to warto to robić codziennie. Regularne obchody skracają czas w jakim identyfikowane są usterki bądź nieprawidłowa praca sprzętu. Ma to ogromny  wpływ na maksymalne ograniczenie ewentualnego uszkodzenia urządzeń, co przekłada się na mniejsze koszty eksploatacyjne, ekonomiczną pracę oraz przedłużenie czasu działania, a w efekcie końcowym ograniczenie kosztów działalności budynku.

M. J-G: Tak jak wspomniał Paweł, ważne abyśmy nie tylko stosowali się do ustawowo czy umownie nałożonych terminów związanych z przeglądem lub serwisem ale również sami wykazywali w tym aspekcie proaktywne działania. W końcu dbając o instalacje dbamy o serce naszego budynku, o to żeby było ono zdrowe, prawidłowo funkcjonowało i służyło nam przez lata.


Jaka w tym procesie rola podwykonawców?

M. J-G: Na obiekcie .KTW I naszym bezpośrednim podwykonawcą jest firma FM Solutions. Nie wyobrażam sobie, abyśmy z Pawłem nie współpracowali na każdym poziomie i w każdej płaszczyźnie związanej z obsługą techniczną obiektu. Nasze zakresy obowiązków i zadań mają wiele punktów styku, nie raz jesteśmy od siebie zależni a decyzje jednej ze stron mają istotny wpływ na drugi podmiot. Dlatego też partnerskie podejście, profesjonalizm, a nie raz także asertywność są kluczowe w naszych relacjach.


P.Z. :  Z kolei FM Solutions dzięki wieloletniemu doświadczeniu może pochwalić się siecią sprawdzonych podwykonawców, których system i sposób pracy dobrze znamy i możemy za niego odpowiadać, ale także przez ten czas zbudowaliśmy z nimi długotrwałe relacje.  Nie ukrywajmy, że utrzymywanie dobrych, partnerskich relacji z podwykonawcami wpływa pozytywnie nie tylko na jakość, ale również terminowość wykonywanych prac. 


Co daje realne oszczędności najemcom?

P.Z.: Przede wszystkim optymalizacja zużycia mediów pod kątem indywidualnych potrzeb najemców poprzez wykorzystanie zaawansowanych opcji programów czasowych BMS. Wpływa to bezpośrednio na ograniczenia zużycia oraz minimalizację start na powierzchniach nieużytkowanych w danym momencie. Przekłada się to bezpośrednio na koszty użytkowania powierzchni najmu oraz części wspólnych budynku.

M. J-G: Ja dodam, że również nie bez znaczenia jest zastosowanie nowoczesnych, przyjaznych środowisku, innowacyjnych rozwiązań i instalacji, a o ten aspekt należy zadbać już na etapie planowania i projektowania inwestycji. W konsekwencji pozwalają one na zaprogramowanie optymalnych warunków pracy na powierzchniach najmu. Na koniec chyba najważniejszy element tej układanki – ludzie, którzy swoją pracą i zaangażowaniem będą dbać o  instalacje ich regularne serwisowanie i monitorowanie swoją pracą  przedłużą ich żywotność, co istotnie wpływa na bezpieczeństwo i wzrost oszczędności najemców.