Systemy do zarządzania zajętością powierzchni biura – wymóg czasów pandemii, czy kosztowna fanaberia

Pandemia Covid-19 bardzo mocno przyśpieszyła trwającą już od jakiegoś czasu cyfryzację zarządzania przestrzeniami biurowymi. W tym okresie bardzo często dotykały nas różnego rodzaju restrykcje, ograniczenia zajętości miejsc w biurze czy nawet poszczególnych stanowisk pracy. Wiele firm zmagało się również z koniecznością optymalizacji kosztów operacyjnych czy tematem relokacji pracowników do jednego centralnego biura. Jak w obliczu tych zmian zarządcy i office managerowie radzą sobie z zarządzaniem powierzchnią biurową? Czy chętnie korzystają z cyfrowych narzędzi wspierających te procesy?

Zweryfikowanie powierzchni

Blisko 1/4 wszystkich respondentów planuje wprowadzenie aplikacji, która wesprze proces rezerwacji biurek, sal do spotkań oraz miejsc parkingowych – wynika to z badania przeprowadzonego wśród najemców budynków biurowych w portfelu obiektów biurowych zarządzanych przez jedną z największych agencji nieruchomości komercyjnych. Ponadto z różnych analiz firm konsultingowych możemy zaobserwować, że większość korporacji planuje zredefiniować swoje podejście do przestrzeni biurowych, gdyż wykorzystywana jest ona w okolicach 60-70 %. Jest to zatem odpowiedni moment aby trafnie odpowiedzieć na bieżące wyzwania office managerów jak i potrzeby pracowników biurowych, w kwestii optymalizacji jak i implementacji odpowiednich modeli i procesów technologicznych. Dużym impulsem do zmiany podejścia pracowników są nowe modele pracy – hybrydowe lub całkowicie zdalne. Jest to okazja do zweryfikowania zapotrzebowania danej powierzchni biurowej i renegocjacji warunków z właścicielem obiektu. Pomóc może w tym wdrożenie specjalnych systemów do zarządzania powierzchnią biurową, które będą na bieżąco weryfikować stan zajętości i dostarczać statystyki, które nakreślą newralgiczne dni, w których jest przebywa mniej osób w biurach.  

Kluczem technologia i elastyczność

Oprócz standardowych systemów do zarządzania powierzchnią, mamy również dostępne systemy do monitorowania zajętości biurek lub salek konferencyjnych. Coraz bardziej popularny desk sharing to nic innego jak połączenie technologii z elastycznym podejściem do pracowników. Jest to model oparty na zasadach współdzielenia. Jeśli planujemy w danym dniu przyjść do pracy to w odpowiedniej aplikacji rezerwujemy miejsce i możemy swobodnie z niego korzystać. Koncepcję tę cechuje nie tylko elastyczna formuła, ale również optymalizacyjny charakter. Często bywa tak, że wiele biurek pozostaje pustych, a każdy metr kwadratowy powierzchni to dodatkowe koszty dla organizacji. Dzięki zastosowaniu modelu desk sharingu jesteśmy w stanie ten problem zniwelować. Pozwala to lepiej koordynować biura, lepiej organizować prace i korzystniej dostosowywać metraże.

Zmiana formuły biura

Dziś biuro to nie tylko miejsce do wykonywania swoich obowiązków zawodowych. Pandemia skutecznie zredefiniowała podejście i postrzeganie przestrzeni stacjonarnych. Pracownicy oczekują, że biuro, oprócz funkcji pracy, będzie również zaspokajać ich potrzeby społeczne, komunikacyjne i rozwojowe. Jednym z kluczy do zachęcenia pracowników do powrotu do stacjonarnego modelu pracy jest stworzenie miejsc, gdzie będą mogli nawiązywać nowe relacje, odbywać telekonferencje, rozmyślać nad projektami czy po prostu wypić kawę wspólnie z innymi członkami zespołu. Jest to istotna zmiana i wyzwanie dla projektantów przestrzeni biurowych. Kosztem ilości biurek i wielkich open space-ów otrzymamy nowe biura, które idealnie będą wpisywać się w koncepcję wellbeing. Wyzwaniem dzisiejszego pracodawcy jest stworzenie miejsca biurowego skupionego na funkcji socjalnej, które sprzyjać będzie budowaniu relacji i społeczności.